Factura electrónica obligatoria: todo lo que deben saber empresas y autónomos
Con la aceleración de la digitalización, la factura electrónica se está convirtiendo en una obligación inevitable para empresas y autónomos en España. En Eslecon Consultores te explicamos los hitos clave, las obligaciones que se avecinan y cómo adaptar tus sistemas contables para estar preparado.
¿Qué entendemos por factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura que se genera, transmite y almacena en formato digital, con los requisitos técnicos y legales necesarios para garantizar autenticidad del emisor, integridad del contenido y legibilidad. No basta con mandar un PDF por correo; el formato debe cumplir estándares reconocidos, como Facturae, según determine la normativa.
Este cambio no solo busca modernizar los procesos administrativos, sino también favorecer una mayor transparencia fiscal y un control más robusto frente al fraude.
Legislación de referencia
Ley Crea y Crece
La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas establece que las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales B2B (entre empresas o profesionales). La aplicación práctica depende del reglamento que está pendiente de aprobarse.
Ley Antifraude
Introduce obligaciones vinculadas al uso de software de facturación homologado y la trazabilidad de los datos, lo que obliga a actualizar los programas actuales para cumplir con los nuevos estándares.
Fechas clave de entrada en vigor
Las fechas más relevantes que marcarán la implantación de la factura electrónica son las siguientes:
- 1 de julio de 2025: Los programas de facturación deberán cumplir con los estándares Verifactu. Esto afecta tanto a empresas como a autónomos.
- 1 de enero de 2026: Obligatoriedad para sociedades y empresas de usar software homologado.
- 1 de julio de 2026: Obligatoriedad para autónomos y profesionales.
- Además, la obligación de emitir factura electrónica B2B dependerá del volumen de facturación: las empresas con más de 8 millones de euros se adaptarán antes, y las de menor facturación dispondrán de un plazo más amplio.
¿Quiénes estarán obligados?
La obligación se aplicará en las relaciones B2B (empresa a empresa o profesional a empresa) y afectará a todos aquellos que usen sistemas informáticos de facturación. La facturación a clientes particulares no siempre requerirá factura electrónica, aunque sí el uso de programas compatibles con la normativa.
Cambios que deben implementar empresas y autónomos
Software homologado
Será necesario cambiar o actualizar los sistemas de facturación para cumplir con Verifactu y con los requisitos de trazabilidad y seguridad exigidos.
Formato estructurado
Las facturas deberán generarse en formatos estructurados (por ejemplo XML con esquema Facturae), lo que significa que un simple PDF no será suficiente.
Firma electrónica
Las facturas tendrán que ir firmadas con certificado digital válido que garantice la autenticidad y la integridad.
Comunicación automática
Será necesario comunicar a la AEAT los estados de la factura (emisión, aceptación, rechazo, pago) en plazos muy breves.
Procesos internos y migración de datos
Las empresas tendrán que adaptar sus registros contables, migrar bases de datos y formar a su equipo administrativo y financiero en los nuevos procesos.
Riesgos y ventajas de la factura electrónica
Riesgos y sanciones
No cumplir con la obligación de emitir factura electrónica supondrá sanciones y problemas fiscales. Además, proveedores o clientes podrían rechazar facturas que no cumplan los requisitos.
Ventajas
La factura electrónica aporta ahorro de costes en impresión y almacenamiento, mayor automatización, reducción de errores y una imagen más moderna y profesional de la empresa.
Recomendaciones para anticiparse
Para prepararse a tiempo conviene:
- Revisar el software de facturación actual y confirmar si será compatible.
- Consultar con proveedores tecnológicos los planes de adaptación.
- Iniciar proyectos piloto de facturación electrónica.
- Formar al personal en los nuevos procedimientos.
- Seguir de cerca la publicación del reglamento definitivo en el BOE.
Conclusión
La factura electrónica dejará de ser opcional y se convertirá en obligatoria para empresas y autónomos en operaciones B2B. El 1 de julio de 2025 será una fecha clave, ya que marcará el inicio de la adaptación técnica obligatoria con Verifactu. En Eslecon Consultores podemos ayudarte a analizar tu situación actual y a implantar soluciones que garanticen el cumplimiento de la normativa, evitando sanciones y mejorando la eficiencia de tu negocio.
